この記事の内容
- 推薦状の提出方法
- 注意点
- タイムライン
著者は、日本の獣医大学を卒業後、一般病院で3年間勤務した後、現在アメリカの大学で獣医研修医をしています。マッチングを2回経験していて、今年3回目のマッチングに応募します。
この記事では、実際にどのようにして推薦状を提出するのかを解説していきます。推薦状の概念についてはこちらで解説しているので参考までにどうぞ。
推薦状の提出方法
ADD REFERENCEを押すと以下のページになります。
ここに、名前、タイトル、どこで働いている人か、メールアドレス、住所、電話番号を入れます。
SUBMITを押すと、VIRMPから直接referenceの先生にメールが届きます。そこに貼られたリンクから、推薦状にとび、情報を入力していくことになります。メールアドレスがVIRMPから推薦者への唯一のコンタクト情報になるので、間違いのないように入力しましょう。
送信が完了すると、このような画面になります。ここに出ている限りは、登録されたメールアドレスにVIRMPからメールが入っているということになります。
ADD REFERENCEを押すと、推薦者を追加することができます。
Reference Received がNot Receivedになってい場合は、まだ推薦者が提出していないということです。もしも直前までReceivedにならずに不安な場合は、推薦者の先生にメールでリマインドをするか、RESEND EMAILを押すと、同じ先生にもう一通メールが送られることになります。
レジデントとインターン両方応募する場合は、両方に推薦者を登録する必要があります。
注意点
- メールアドレスが違うとアウト
- もしも直前まで提出がなかった場合、再送信できる
SUBMITを押すと自動的にメールがいくようになっているので、宛先をよく確認しましょう。また、強いレターを書いてもらえるかを確認した上で推薦者を選択するべきです。一度登録した人をDECLINEすることができますが、人間関係が拗れることにならないためには、聞き辛くてもあらかじめstrong lettter書いてくれますか？と確認をすることが重要です。
RESEND EMAILをクリックすると、リマインドをかけるようにもう一度送ることができます。私は以前、deadlineの3日前くらいまで提出がなかった際に、この機能を利用して再送信したことがあります。
タイムライン
推薦状は最低3枚必要になります。誰に書いてもらうかを決めるのは最低締め切りの2週間前には確定することをお勧めします。なぜなら、推薦状をお願いする側なので、推薦者になってくれる方に準備する時間を設けるべきだからです。推薦状のデッドラインはマッチング申し込みの締め切りと同じ日になります。もしも締め切りまでに提出されなかった場合、推薦状の必要枚数が足りていないということになり、考慮してもらえる可能性は0に近づくことになります。
よって、逆算すると1ヶ月前くらいには、誰に書いてもらうかを決めるべきです。
私は、2ヶ月前くらいにfacultyに来年レジデントに本気でなりたいということを伝え、推薦状をお願いしたいと思っていると伝えました。ちょうどevaluationがあり、先生方からフィードバックをもらう時期だったので、推薦状をもらうためにどんなところをもっと伸ばせるかという質問をしました。
そして1ヶ月はそのフィードバックで言われたことを意識し（改善しようと努力していることをアピールして）1ヶ月前に正式にWould you be able to write me a stong letter?と質問しました。
そしていい返答をもらい次第メールアドレスを登録して推薦状のリクエストを送信しました。
まとめ
マッチングにおける推薦状のあれこれをご紹介しました。先生が自分のことや働きをどう評価しているかを直接聞くのはすごく勇気がいるし、耳を塞ぎたくなる気持ちもあります。ただし、マッチングを成功させるにはいい推薦状が必要であることはみんなにとって同じです。いい推薦状を書いてもらえずに、マッチ成功できないよりは、「良い推薦状は書いてあげられない」というネガティブなフィードバックであっても受け入れて、最善のアプリケーションにできるように進んでいくしかありません。
イレギュラーなことが起こることは私の人生にはもはや「当たり前」でした。イレギュラーがレギュラーに起こることを受け入れて時間に余裕を持って計画的に行動することが重要だと感じています。
